擅長撰寫基金申請書的人很大程度上都是以推銷自己的想法來安身立命；一份優(yōu)秀的基金申請書就是一份優(yōu)秀的營銷文案。

——Janet S. Rasey

1 撰寫基金申請書

科學(xué)研究需要資金。科研需要的資金一般來自政府部門、私人基金組織或其他渠道。所以要能在職業(yè)道路上順利發(fā)展，大多數(shù)科研人員必須能夠成功申請到科研基金。

基金申請書（grant proposal）的目標(biāo)就是要說服基金組織對某一科研項(xiàng)目提供資助。要能獲得資助，申請人遞交的基金申請書必須在以下方面說服決策人：

要求資助的科研項(xiàng)目具有重要意義，

此科研項(xiàng)目的目的與該基金組織的使命或職責(zé)密切相關(guān)，

此科研項(xiàng)目的研究方法切實(shí)可行，

參與此科研項(xiàng)目的人員具備完成此科研項(xiàng)目的能力，

申請人或申請人所在機(jī)構(gòu)具備開展此科研項(xiàng)目所需要的設(shè)備，所申請的資金數(shù)額合理。

申請基金時(shí)的競爭非常激烈，寫得好的基金申請書才有可能獲得垂青以致最終得到資助。就像撰寫科技論文時(shí)應(yīng)該做的一樣，寫好基金申請書的關(guān)鍵在于參考成功的基金申請書，嚴(yán)格遵守基金申請的要求及反復(fù)修改。

1.1 申請書的常見組成部分

不同基金組織在篇幅上對基金申請書有不同的要求。一些大學(xué)內(nèi)部的基金申請書有時(shí)才一頁長，但是重大的基金申請書一般都很低。

不管篇幅長短，好的基金申請書一般都包括項(xiàng)目背景信息、項(xiàng)目目標(biāo)、研究計(jì)劃（如果要求資助的項(xiàng)目是教育或服務(wù)性質(zhì)的項(xiàng)目，申請人就要提供活動計(jì)劃）、預(yù)算、項(xiàng)目組成員的資歷（提供履歷）等。如果基金申請書長達(dá)數(shù)頁，通常還要?jiǎng)?chuàng)作標(biāo)題頁和摘要。

如果基金申請書非常長，最好也提供一些其他材料，包括申請信（letter of transmitittal，就像是科技論文投稿時(shí)的投稿信）、目錄、表格列表、圖片列表、申請資助的科研項(xiàng)目的可能影響、推廣研究成果的計(jì)劃、已有實(shí)驗(yàn)設(shè)備或器材的相關(guān)信息。重要的基金申請書就像其他研究性報(bào)告一樣，必然要引用文獻(xiàn)，所以還應(yīng)該為基金申請書附上參考文獻(xiàn)。

有些基金申請書還提供附錄，以便評審人查閱。附錄中可以給出已被錄用但尚未發(fā)表的論文，項(xiàng)目合作人的證明信，或者開展該科研項(xiàng)目的一些細(xì)節(jié)材料。基金申請人要清楚知道，評審人并沒有義務(wù)非看附錄不可，所以申請人最好在基金申請書的正文就給出所有關(guān)鍵信息。

1.2 準(zhǔn)備撰寫申請書

基金申請書符合基金組織的最大興趣和利益的時(shí)候才可能得到資助。因此，在著手撰寫基金申請書之前，要確信希望尋求資助的科研項(xiàng)目屬于該基金組織的資助范圍。仔細(xì)閱讀該基金組織對基金申請書的書面要求。如果有不清楚的地方，應(yīng)隨時(shí)聯(lián)系該基金組織里負(fù)責(zé)為基金申請人提供指導(dǎo)和建議的工作人員。如果想知道一項(xiàng)基金申請書是否能得到該基金組織的考慮，也應(yīng)聯(lián)系相關(guān)的工作人員，工作人員會告知申請人如何調(diào)整基金申請書才能加大申請獲批的機(jī)會。如果期望獲得資助的科研項(xiàng)目不屬于該基金組織的資助范圍，那么最好向其他基金組織遞交基金申請書。

就像撰寫科技論文一樣，撰寫基金申請書時(shí)參考優(yōu)秀的基金申請書既節(jié)省時(shí)間，免去各種不必要的猜測，又加大了申請獲批的機(jī)會。可能的話，最好是參照同一基金組織曾經(jīng)批準(zhǔn)的同一類型的基金申請報(bào)告。曾獲得同一基金組織資助的同事可能愿意將以前的基金申請書拿出米供人參考。同樣，基金組織里的工作人員也可能會提供樣本供申請人參考。基金申請圖書（Pequegnat and Stover, 1995）和一般性的科技寫作圖書（Penrose and Katz , 2004）都給出了優(yōu)秀的基金申請書的樣本和相關(guān)材料。另外，在萬維網(wǎng)上也可以找到獲批的基金申請書（Smeltzer and National Institute of Allergy and Infectious Diseases，2003） 。

1.3 撰寫申請書

應(yīng)該早在申請方案遞交截止期前就動手撰寫基金申請書。如果要完成的申請方案很長，特別是如果要與他人合作完成該申請方案，那么至少要預(yù)留 6 個(gè)月用于完成該申請方案。如果沒有撰寫基金申請書的經(jīng)驗(yàn)，或者如果書面英語寫作不是自己的強(qiáng)項(xiàng)，應(yīng)考慮向同事或者自由職業(yè)的專業(yè)科技寫作人員或編輯尋求幫助；如果要達(dá)到最佳效果，最好早點(diǎn)尋求他人的幫助，如果在截止期前一天才把寫好的基金申請書給別人評閱，那么人家也只能做些非常表面化的修改。

要仔細(xì)閱讀基金申請的所有規(guī)定，并在撰寫方案的時(shí)候認(rèn)真遵守這些規(guī)定。要提供申請所需的所有信息，并且要嚴(yán)格遵守氏度和其他方面的格式要求。未遵守規(guī)定的基金申請書可能根本就得不到評審人的考慮。因此，在遞交基金申請書之前要再對照申請要求檢查一遍。

應(yīng)該根據(jù)評審人的水平來確定基金申請書中的語言和內(nèi)容的深度。政府部門通常都有懂得申請人所在研究領(lǐng)域的科研人員，他們具備評審專業(yè)性很強(qiáng)的基金申請書的能力；這種情況下，應(yīng)該在基金申請書中給出足夠多的技術(shù)細(xì)節(jié)。但是，一些私人基金組織里的評審人很可能對申請人所在研究領(lǐng)域知之甚少；這種情況下，基金申請書不用提供太多的技術(shù)細(xì)節(jié)，其技術(shù)深度同科普期刊上的科學(xué)文章大致相同。如果不清楚評審人的專業(yè)背景以致不知道基金申請報(bào)告中應(yīng)提供何種程度的技術(shù)細(xì)節(jié)，應(yīng)該直接向基金組織查詢。

不管基金評審人的專業(yè)背景如何，基金申請書都應(yīng)該寫得清楚易懂。評審申請方案的專家通常都非常忙（大量的申請方案在等著他們評審）。沒有時(shí)間對某份基金申請書反復(fù)琢磨，因而那些清楚易懂的基金申請書就比較容易獲得青睞。當(dāng)然，寫得清楚易懂的基金申請書也為那些非專業(yè)人士的評審人理解該方案提供了很大便利。要寫出清楚易懂的基金方案，就要組織好各部分內(nèi)容，先給出方案概貌再提出方案細(xì)節(jié)，盡量使用簡單的非技術(shù)性語言，不用冗言贅語，擅用但不濫用標(biāo)題、黑體和斜體等格式， 遵守基金申請指南中給出的寫作要求。必要情況下，使用表格、圖片或其他視覺輔助工具；同時(shí)要保證這些輔助工具制作精良，擺放正確。

如果要為基金申請書提供摘要，那么摘要?jiǎng)?wù)必要做到結(jié)構(gòu)合理、言之有物、意思、清楚。原因有幾個(gè)：有些基金組織至少是部分地基于基金申請書的摘要來為基金申請書聘請合適的評審人；如果摘要意思不清或者表達(dá)含混，基金組織可能會把該方案分派給并非是最合適人選的評審人來評審，最終也就導(dǎo)致該基金申請書得不到最恰當(dāng)?shù)脑u價(jià)。而且，評審人通常通過閱讀基金申請書的摘要獲得對該方案的第一印象，因此拙劣的摘要會使得評審人對該方案有不好的印象。此外，評審人在對該方案進(jìn)行討論前，會再次重讀摘要以記起方案中的主要內(nèi)容；所以在方案的討論和評定階段，好的摘要也給申請人帶來很大優(yōu)勢。

許多基金申請要求申請人使用基金組織要求的標(biāo)準(zhǔn)申請表格。這些表格可以通過萬維網(wǎng)獲取。很多時(shí)候，填寫后的申請表格可以在線提交。總之，申請人在撰寫和提交基金申請書的時(shí)候都要遵守基金組織的要求。

如果基金申請書中含有大段的文字，則要編排好這些文字的格式以便評審人閱讀。如果基金組織對文字提出字體、字號和邊距等方面的要求，在編排大段文字的時(shí)候就要遵守這些要求。如果基金組織沒有字體、字號和邊距等方面的要求，要使用標(biāo)準(zhǔn)的印刷字體（如Times Roman） ， 10~12 磅的字號，1 英寸（約25 毫米）或稍微再大點(diǎn)的頁邊距。另外，除非特別注明，文字一般都是左對齊而右不對齊。千萬不要為了想在每一頁多塞進(jìn)一點(diǎn)文字而把頁邊距調(diào)得太小；否則，評審人會覺得排版很不美觀，從而對該方案產(chǎn)生排斥心理。

1.4 申請?jiān)饩艿某Ｒ娫?/span>

有經(jīng)驗(yàn)的負(fù)責(zé)人和評審人拒絕批準(zhǔn)某一基金申請書的理由不外乎幾種。如果申請人知道這些拒絕理由，就可以更好地準(zhǔn)備自己的基金申請書以加大獲批機(jī)會。

申請?jiān)饩艿囊粋€(gè)很常見理由就是申請人沒有遵守申請要求；這種情況還是比較容易發(fā)現(xiàn)和避免的。糟糕的語言和松散的結(jié)構(gòu)也是造成基金申請書被柜的原因之一。還有一個(gè)原因就是申請人對所在研究領(lǐng)域中的相關(guān)工作了解不夠。因此，應(yīng)該做全面的調(diào)研，并且在基金申請書中對文獻(xiàn)做適當(dāng)?shù)囊茫€要確保申請方案中的所有文獻(xiàn)引用都正確無誤。要知道，評審人很可能對某基金申請書所屬領(lǐng)域非常熟悉，申請書中可能已引用或應(yīng)該引用這位評審人已發(fā)表的論文。

基金申請書遭拒的另外一些原因包括：研究計(jì)劃缺乏原創(chuàng)性、研究計(jì)劃表面化或不夠深入、研究計(jì)劃缺乏嚴(yán)密的科學(xué)推理。（研究計(jì)劃中所做的一個(gè)或幾個(gè)假定是否有理論或事實(shí)依據(jù)？研究計(jì)劃是否只是為了找到一個(gè)有價(jià)值的研究課題而開展的試探性研究？）研究方法方面的缺陷也會導(dǎo)致基金申請書遭拒；比如，對研究方法缺乏精確的定量控制，或者沒有提及如果開展前期研究方法失敗應(yīng)該采用其他哪種研究方法來替代。缺乏對關(guān)鍵的研究方法的細(xì)節(jié)描述也是基金申請書遭拒的一個(gè)原因。如果申請人沒有給出足夠多的實(shí)驗(yàn)細(xì)節(jié)，評審人很難相信申請人已對將開展的科學(xué)研究進(jìn)行了充足準(zhǔn)備。參照該基金組織以往接受的基金申請書，申請人就可以知道在自己所寫的基金申請書中應(yīng)該包含多少細(xì)節(jié)和怎樣的技術(shù)深度。

很多時(shí)候“雄心勃勃”（ambitious）是贊美之詞，但是基金申請書不能太“雄心勃勃” 。在方案中提出太多的科研計(jì)劃是不現(xiàn)實(shí)的，會導(dǎo)致方案被拒。要知道，實(shí)驗(yàn)過程中可能遇到各種難題，實(shí)驗(yàn)過程中會有這樣那樣的干擾，還有其他各種因素，這些都會延緩項(xiàng)目進(jìn)展。所以，最好是提出一個(gè)難度適中、工作量合理的研究計(jì)劃，而不是一個(gè)難度極大、工作量極多的研究計(jì)劃；這樣，評審人也就有理由相信申請人能順利完成這個(gè)研究計(jì)劃。

如果基金申請書中的預(yù)算不合理，也會導(dǎo)致方案被拒。所以，申請人要認(rèn)真預(yù)算成本。如果預(yù)算得太高，申請人會顯得太幼稚或太貪心，如果預(yù)算太低，申請人也會顯得太幼稚，同時(shí)如果基金申請書批準(zhǔn)下來后，申請人也不得不在資金不足的情況下去完成這項(xiàng)科研項(xiàng)目。

1.5 其他要注意的問題

還要避免出現(xiàn)其他一些常見問題，其中一些問題是實(shí)質(zhì)性的，而有些則是文字性的。

有些類型的研究要求在基金申請書中給出初步實(shí)驗(yàn)結(jié)果。所以要檢查自己所申請的基金是否要求基金申請書給出初步實(shí)驗(yàn)結(jié)果；如果要求，必須按照申請要求來提交初步實(shí)驗(yàn)結(jié)果。

基金申請書里要給出合理的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。如果想讓基金組織資助一臺新電腦或資助去夏威夷的旅費(fèi)，就要在基金申請書中指出電腦或旅費(fèi)對完成該科研項(xiàng)目有什么重大意義。許多科研機(jī)構(gòu)里都有擅長對基金申請書做預(yù)算的人士，他們能為申請人提供預(yù)算方面的幫助。

如果要申請資助的是服務(wù)性項(xiàng)目，如科學(xué)教育項(xiàng)目，還要記得在基金申請書中給出對項(xiàng)目進(jìn)行評估的計(jì)劃，還應(yīng)該考慮給出一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度表， 注明在什么時(shí)候?qū)⑼瓿身?xiàng)目的哪些相關(guān)工作。

要認(rèn)真編輯整個(gè)基金申請書。特別要注意前后的一致性。有時(shí)光顧著修改申請書的正文卻忘了修改摘要，這樣就容易出現(xiàn)前后不一致的問題。還要注意不要使用太多的縮寫。一般只使用或主要使用評審人都知道的縮寫。如果要使用很多縮寫，最好是在一個(gè)表格中給出所有縮寫及其定義，以供評審人參考。

1.6 最后三條建議

關(guān)于撰寫基金申請書還有三條建議。

第一，建議在撰寫和修改基金申請書時(shí)， 要想像自己是在撰寫完成科研項(xiàng)目后的科技論文。手頭是否已具備寫作的各方而信息。如果沒有，就要修正研究計(jì)劃。

第二， 關(guān)于措辭方面的建議：有時(shí)科研人員會說自己正在“撰寫基金”（ writing a grant） 。但是基金本身就是錢的意思，而不是方案或申請的意思。所以，如果有人說自己正在撰寫基金，別人就可以問“While you have your checkbook out , please write a grant for me  .”

最后，如果基金申請書沒有得到批準(zhǔn)，也不要過分沮喪。基金組織可以贊助的科研項(xiàng)目有限，而收到的基金申請書卻數(shù)目眾多。

如果一份基金申請書沒有獲批，但是評審人給的意見總體上是肯定的，那么申請人就要再做嘗試，把修改后的基金申請書再投給同一家基金組織或其他的基金組織。在對基金申請書做修改的時(shí)候，要像對論文投稿做修改一樣，充分利用評審人的建議。不要灰心，因?yàn)閷懗龊玫幕鹕暾垥枰牟还馐羌记桑€有毅力。

2 撰寫項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告

有些基金組織、項(xiàng)目資助人或指導(dǎo)研究生工作的導(dǎo)師，會要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目開展期間定期給出項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告。項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告能讓人讀后知道研究工作是否進(jìn)展順利， 是否要對研究計(jì)劃和贊助基金等做出調(diào)整。撰寫項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告也能激勵(lì)項(xiàng)目參與人抓緊開展工作。撰寫項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告不僅能幫助項(xiàng)目參與人了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，也能為日后撰寫項(xiàng)目相關(guān)的推介和科技論文提供不少便利。

2.1 報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)

如果有指定的項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告結(jié)構(gòu)，當(dāng)然就使用該結(jié)構(gòu)來撰寫報(bào)告，如果有指定的表格（比如，關(guān)于經(jīng)費(fèi)使用情況的表格）要填寫，就按照要求來填寫這些表格。像撰寫基金申請書時(shí)所做的一樣，撰寫項(xiàng)目迸度報(bào)告時(shí)也要遵守各種規(guī)定。如果可以拿到類似的項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，最好還是參照一下。

通常，項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告有三個(gè)主要部分。背景（background）、當(dāng)前狀態(tài)（current status） 、結(jié)論（conclusions） 。背景部分給出項(xiàng)目的總體計(jì)劃；現(xiàn)狀部分給出到目前為止所取得的進(jìn)展，比較已取得的進(jìn)展與預(yù)期的進(jìn)展，描述項(xiàng)目進(jìn)展期間遇到的主要問題，結(jié)論部分做出總體評價(jià)，并基于項(xiàng)目進(jìn)展情況對最初的研究計(jì)劃提出調(diào)整意見。

2.2 一些建議

在著手撰寫項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告之前，應(yīng)該查看一下該項(xiàng)目的方案或計(jì)劃。一般而言，項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告的結(jié)構(gòu)與項(xiàng)目方案的結(jié)構(gòu)一致。

比如，如果項(xiàng)目方案中包含三個(gè)子項(xiàng)目，在項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告中就要對每個(gè)子項(xiàng)目分別做報(bào)告，對各子項(xiàng)目采用同項(xiàng)目方案中一樣的題名。

項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告一定要具體。比如，要給出相關(guān)的數(shù)字、名字或日期。必要情況下，要使用表格和圖片。為方便讀者閱讀與理解，在項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告中要正確使用標(biāo)題和其他排版工具。

項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告?zhèn)鬟_(dá)的信息耍讓人積極和振奮。但是不要試圖掩蓋項(xiàng)目期間遇到的問題。如果在項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告中指出問題，還要給出解決問題的辦法。

如果為同一個(gè)項(xiàng)目連續(xù)撰寫項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告（比如，為一個(gè)為期 5 年的基金項(xiàng)目撰寫進(jìn)度報(bào)告），那么每份進(jìn)度報(bào)告的格式應(yīng)該保持一致。這樣，不僅讓寫作工作輕松不少，也能方便讀者比較前后兩份進(jìn)度報(bào)告的內(nèi)容。使用文字編輯器能幫助在前次項(xiàng)目報(bào)告的基礎(chǔ)上做修改而生成新的項(xiàng)目報(bào)告。當(dāng)然，要記得在新的項(xiàng)目報(bào)告中將新的項(xiàng)目進(jìn)展補(bǔ)充進(jìn)去。

要認(rèn)真編街項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，并仔細(xì)檢查以確保信息完備、意思清楚、用詞準(zhǔn)確。好的項(xiàng)目報(bào)告不光記載項(xiàng)目進(jìn)度情況，也能忠實(shí)反映報(bào)告人的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。  

本文節(jié)選自《科技論文寫作與發(fā)表教程》（第六版）